Este puesto está siendo contratado por Destination Enterprises en nombre de LACCD

Descripción del puesto:
El Apoyo al Control de Documentos II proporciona control documental a nivel intermedio y soporte administrativo para el Programa BuildLACCD. Trabajando bajo la dirección del Responsable de Control de Documentos, este puesto es responsable de mantener la integridad, precisión, organización y accesibilidad de la documentación del programa. El puesto apoya el procesamiento de documentos, la gestión de registros, la documentación de contratos, el seguimiento de facturas, las solicitudes de información pública y la gestión de datos, asegurando al mismo tiempo el cumplimiento de los procedimientos establecidos del programa y los estándares de control documental.
• Proporcionar soporte diario al Gestor de Control de Documentos en la administración y mantenimiento del sistema de control documental del programa.
• Procesar, revisar, distribuir y rastrear la documentación entrante y saliente del proyecto de acuerdo con los procedimientos establecidos de control documental.
• Realizar una entrada de datos de alto volumen asegurando la precisión y completitud de los registros del proyecto.
Aplicar estándares de codificación e indexación de documentos para garantizar la correcta clasificación, recuperación y organización de los registros electrónicos y en papel.
• Mantener, organizar, archivar y recuperar documentos de proyecto utilizando el sistema de gestión documental DocView.
• Realizar actividades de gestión de registros, incluyendo la retención, archivo y disposición de documentos conforme a las políticas del programa y los requisitos de conservación de registros.
• Apoyar la gestión y el mantenimiento de documentos contractuales, incluyendo el seguimiento de revisiones, enmiendas, correspondencia y documentación de apoyo.
• Ayudar en el procesamiento, registro y mantenimiento de la documentación de facturas y registros relacionados para apoyar las operaciones del programa.
• Apoyar las respuestas a las Solicitudes de Información Pública (PIRs) localizando, organizando y preparando la documentación solicitada de acuerdo con los procedimientos y plazos aplicables.
• Verificar la documentación para garantizar su integridad, exactitud y cumplimiento antes de su distribución y archivo.
• Coordinarse con el personal del programa y el personal del Distrito para obtener, distribuir y mantener la documentación requerida del proyecto.
• Generar registros de seguimiento documental, informes y actualizaciones de estado según lo solicite la dirección.
• Mantener la confidencialidad de la información sensible y propietaria del programa.
• Ayudar en la mejora continua de los procesos y procedimientos de control documental.
• Realizar otras tareas de control documental y administrativas según se le asigne.

Otros detalles

Requisitos mínimos requeridos:
• Mínimo de tres (3) años de experiencia en apoyo administrativo. Se requiere diploma de bachillerato o equivalente.
• Experiencia realizando entrada de datos, procesamiento de documentos, archivo y gestión de registros.
• Experiencia trabajando con documentos contractuales, facturas y mantenimiento de registros de proyectos.
• Experiencia utilizando sistemas electrónicos de gestión documental.
• Dominio de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook y Adobe Acrobat).
• Sólidas habilidades organizativas con la capacidad de gestionar múltiples prioridades manteniendo un alto nivel de precisión y atención al detalle.
Cualificaciones preferidas:
• Experiencia administrativa en control de documentos o gestión de registros.
• Experiencia usando DocView o un sistema de gestión documental comparable.